Digitale Lohnschnittstelle (DLS) - edlohn ganz vorne dabei

Bereits seit 2002 hat die Finanzverwaltung gemäß §§ 146, 147 und 200 AO das Recht, im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die gespeicherten Buchführungsdaten zu nehmen. Die Regelungen zum Zugriffsrecht auf die Buchführungsdaten bei Betriebsprüfungen gelten dabei entsprechend bei Lohnsteuer-Außenprüfungen auch für den Zugriff auf Lohndaten.

Die Finanzverwaltung darf nach § 146 Abs. 2b AO ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 EUR und 250.000 EUR festsetzen, wenn der Arbeitgeber/Steuerbüro dem Prüfer den Datenzugriff nicht, nicht zeitnah oder nicht in vollem Umfang einräumt.

Dabei sieht der Gesetzgeber drei unterschiedliche Zugriffsarten vor:

-          Zugriff Z1: Der Prüfer erhält einen direkten Lesezugriff auf das Lohnsystem.

-          Zugriff Z2: Der Arbeitgeber/Steuerbüro stellt neben dem Lesezugriff für den Prüfer eine Person bereit, die auftretende Fragen beantworten kann.

-          Zugriff Z3: Bei dieser aktuell am häufigsten verwendeten Zugriffsart erhält der Außenprüfer einen Datenträger, um die Daten extern auswerten zu können.

• Digitale Lohnschnittstelle (DLS) – Voraussichtlich verpflichtend ab 1.1.2018

Für die Zugriffsart Z3 hat die Finanzverwaltung die sog. Digitale Lohnschnittstelle (DLS) entwickelt. Den Prüfern sollen unabhängig vom eingesetzten Lohnsystem Datenträger mit bundesweit einheitlicher Struktur und Feldbezeichnung zur Verfügung gestellt werden. Dies erleichtert erheblich die digitale Auswertung durch die Finanzverwaltung mit der eingesetzten Prüfungssoftware IDEA.

Mit der Veröffentlichung von zwei Schreiben am 17. November und 20. November 2014 hat sich die Finanzverwaltung zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geäußert.

Insbesondere im zweiten Schreiben mit dem Titel 'Ergänzende Informationen' wird klargestellt, dass die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) der Standard ist, welche von der Finanzverwaltung für den Datenaustausch im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung zukünftig erwartet wird.

Mit einer vorgesehenen Änderung des § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i.V.m. § 4 LSt-Durchführungsverordnung wird die Bundesregierung ermächtigt, im Verordnungsweg eine Verpflichtung zur DLS vorzusehen. Geplant ist die verpflichtende Einführung für alle Arbeitgeber ab 1.1.2018. 

• edlohn – sehr positive Erfahrungen aus den ersten 1.100 DLS-Prüfungen

eurodata beteiligt sich bereits seit 2013 in einem bundesweiten Pilotbetrieb zur DLS, der von der länderübergreifenden sog. Kontaktgruppe DLS der Finanzverwaltung koordiniert wird. Bislang wurden bundesweit bei Mandanten, die mit edlohn abgerechnet werden, etwa 1.100 LSt-Außenprüfungen auf der Basis der DLS abgewickelt.

„Der Start des gemeinsamen Projektes DLS hatte seine Tücken, da nicht nur unsere Software-Entwickler der eurodata bei der Umsetzung gefordert waren, sondern der Praxisbetrieb noch notwendige Nachjustierungen an der Datensatzbeschreibung auf Seiten der Finanzverwaltung aufdeckte“, beschreibt der verantwortliche Geschäftsbereichsleiter für Steuerberater-Lösungen Christof Kurz das DLS-Projekt aus Sicht der eurodata AG. „Bei notwendigen Anpassungen der eigenen Datenstrukturen an das allgemeingültige DLS-Format muss jeder Software-Hersteller selbst seine Erfahrungen sammeln. Das braucht seine Zeit. Wir sind sehr froh, so früh in das Thema eingestiegen zu sein, damit unsere Anwender jetzt flächendeckend auf DLS umsteigen können.“

In den Kanzleien und Lohnbüros wird die Digitale Lohnschnittstelle durchweg positiv gesehen. „Wenn ein LSt-Außenprüfer die notwendigen Daten auf einfache Weise in seine Prüfsoftware übernehmen kann, trägt dies natürlich schon mal sehr zu einem positiven Prüfungsklima bei,“ beschreibt StB Dr. Olaf Gebauer von der Kanzlei TIB aus Dortmund die Situation. „Unser Aufwand für die Klärung technisch bedingter Rückfragen der Außenprüfer hat sich enorm reduziert. Das spart uns sehr viel Zeit, die wir lieber in die Beratung und die Abrechnung neuer Mandanten stecken.“

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Weitere Informationen zur DLS auf www.lohnsteuer.de