Elektronische Erstattungsanträge für die Lohnfortzahlung (AAG)

Ab Januar 2011 besteht für Arbeitgeber die (theoretische) gesetzliche Verpflichtung, die Erstattungsanträge (U1/U2) aus systemgeprüften Programmen maschinell zu erstellen und elektronisch an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln.

Derzeit sind die Umstellungsarbeiten bei den Krankenkassen bzw. Umlagekassen noch voll im Gang, so dass in der Praxis für einen Übergangszeitraum sowohl das papiergebundene als auch das elektronische Antragsverfahren möglich ist.

In edlohn ist bereits die Erstellung und Übermittlung des Erstattungsantrages U1 möglich. Die elektronische Übermittlung der Datensätze für Erstattungsanträge U2 (Zuschuss Mutterschaftsgeld und Beschäftigungsverbot) wird umgehend umgesetzt.

Was sich generell mit der Einführung des neuen elektronischen Verfahrens ändert

• Systemseitige Pflege der Fehlzeit erforderlich

Da der Antrag nun nach dem Willen des Gesetzgebers maschinell aus dem Lohnsystem heraus erstellt werden muss, wird zwingend die entsprechende Fehlzeit erforderlich.

Ohne die Eingabe der betreffenden Fehlzeiten werden auch keine elektronischen Anträge erstellt werden können. Nachdem die Fehlzeit erfasst wurde, kann der Erstattungsantrag im gleichen Fenster über einen entsprechenden Button erstellt werden.

• Erweiterte Pflichtbestandteile eines Antrags

Der Umfang der nun zwingend zu erfassenden Daten wurde gegenüber dem Papierantrag um einige Felder erweitert. Insbesondere die Angaben zu den Entgeltbestandteilen (z.B. Art des monatlich gezahlten Bruttoentgelts, Beschreibung der Ausfallzeit), die im papiergebundenen Verfahren bisher wenig interessierten, sind nun als Pflichtbestandteile zu erfassen.

• Verrechnung weiterhin möglich

Als Art der Erstattung können Sie im elektronischen Verfahren weiterhin die Verrechnung mit Beiträgen wählen.

• Zwingende Prüfungen des Datensatzes

Der Erstattungszeitraum kann innerhalb des Fehlzeitintervalls nur begrenzt auf max. 42 Tage erfasst werden.  Ein Erstattungsantrag darf frühestens ab dem 29. Tag nach Beginn des arbeitsrechtlichen Arbeitsverhältnisses gestellt werden.

• Stornoverfahren

Das elektronische Verfahren sieht analog zu den SV-Meldungen ein Stornoverfahren vor. Aus diesem Grund kann ein bereits versendeter Antrag nur über eine Korrekturabrechnung korrigiert werden.

Eine Verrechnung des Erstattungsbetrages ist nur noch über die elektronische Antragsstellung möglich.

Umsetzung in edlohn

Der papiergebundene Antrag unter Auswertungen > Bescheinigungen/Vorlagen bleibt bis auf Weiteres systemseitig wie gewohnt erhalten. Sie kommen also solange ohne das elektronische Verfahren aus, bis die zuständige Krankenkasse den papiergebundenen Antrag nicht mehr entgegennimmt.

Lediglich für den Fall, dass Sie einen Papierantrag stellen, aber die Beiträge auf dem Beitragsnachweis verrechnen möchten, gehen Sie bitte über das neue Verfahren. Entfernen Sie dabei bitte bei dem Merkmal Versandart elektronisch den standardmäßig gesetzten Haken. Auf diese Weise erreichen Sie, dass der Erstattungsbetrag mit dem Beitragsnachweis verrechnet, aber kein Antrag übermittelt wird.

Im elektronischen Verfahren werden Sie in edlohn/ETAXlohn durch die einzelnen Menüpunkte geführt. Ersteckt sich das Fehlzeitenintervall über mehrere Monate, wird für jeden Monat ein gesonderter Datensatz erstellt.

Die Übermittlung der Anträge für einen Abrechnungsmonat erfolgt analog zu den SV-Meldungen mit der Abrechnung.

Die erstellten Datensätze können Sie sich unter dem Menüpunkt Dienste > Erstattungsanträge LFZ ansehen.

Die weiteren Schritte

In den kommenden Tagen und Wochen wird die Funktionalität an folgenden Punkten sukzessive ausgebaut:

• Druckbares Übermittlungsprotokoll unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ
• Erstattungsanträge U2 (Zuschuss Mutterschaftsgeld und Beschäftigungsverbot)
• Abrechnungsunabhängige Übermittlung der Datensätze
  

Komplexität als Akquisechance nutzen

Das neue Verfahren wird sowohl in Lohnbüros als auch in den Umlagekassen einige Anpassungen in der Arbeitsweise mit sich bringen. Das elektronische Verfahren insgesamt wird insbesondere durch das Stornoverfahren technisch sehr komplex. Durch das ASP-Kommunikations-Center der eurodata, das die elektronischen Meldungen für Sie durchführt und überwacht, erhalten Sie einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber Ihrer Konkurrenz.