Neuerungen zur Unfallversicherung zum 01.01.2017

Ab 01.01.2017 sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnnachweise im Parallelverfahren (elektronisch und im bisherigen Papierverfahren) an die Unfallversicherungsträger zu übermitteln.

Im ersten Schritt muss der Stammdatenabgleich bei der Unfallversicherung durchgeführt werden. Durch diesen Stammdatenabgleich soll ein fehlerfreies Meldeverfahren, mit korrekter Mitgliedsnummer und den im betreffenden Meldejahr veranlagten Gefahrtarifstellen, ermöglicht werden.

Im Herbst 2016 versenden die Unfallversicherungsträger zusätzlich zum Lohnnachweis-Vordruck ein Schreiben mit einer PIN. Diese fünfstellige nummerische PIN muss in das Entgeltabrechnungsprogramm eingegeben werden. Durch diese PIN identifiziert sich der Arbeitgeber im neuen elektronischen Verfahren bei seiner Unfallversicherung.

Achtung: Ohne die PIN ist eine Teilnahme am elektronischen Verfahren und somit die Abgabe des neuen elektronischen UV-Lohnnachweises nicht möglich. Der Arbeitgeber sollte die Weitergabe der PIN an den Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnung oder den Steuerberater deshalb zeitnah sicherstellen!

Neben der PIN ist bei dem elektronischen Meldeverfahren auch die Angabe zur Betriebsnummer des Unternehmenssitzes verpflichtend. edlohn füllt diese zum Start des Verfahrens mit der ersten BetriebsNr. des Mandanten (i.d.R.: Hauptsitz). Sollte diese Betriebsnummer nicht die Richtige sein (z.B. bei Mehrmandantenlösung) haben Sie die Möglichkeit, die korrekte Betriebsnummer bei den Angaben zur Unfallversicherung zu erfassen.

Nach der Wartung am 24.11.2016  haben Sie die Möglichkeit, nachdem alle erforderlichen Daten erfasst sind, die Stammdatenabfrage zu starten um die für den Mandanten bei der Unfallversicherung hinterlegten Gefahrtarifstellen anzufordern. Die Stammdatenabfrage muss nur zum erstmaligen Start von Ihnen initiert werden. Ab dann erfolgen die weiteren Abfragen für die kommenden Jahre systemseitig.

Die erstmalige Abfrage kann frühestens ab dem 01.Dezember 2016 an die Unfallversicherung erfolgen.

Nach erfolgreicher Anmeldung übersendet die Unfallversicherung, als Antwort auf die vom Arbeitgeber übermittelte Anfrage, die für ihn gültigen Stammdaten für das Jahr 2016. Diese gemeldeten Stammdaten bilden die Basis für die Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen. Neben der Rückmeldung der Gefahrtarifstellen wird auch eine Aussage getroffen, nach welchem Maßstab die Beiträge berechnet werden (z. B. nach Entgelt oder Köpfen).

Damit Sie einen Abgleich zu den im System hinterlegten Daten durchführen können, werden Sie durch eine Systemnachricht über die zurückgemeldeten Stammdaten informiert. Eventuell sind Ihre Stammdaten zur Unfallversicherung zu korrigieren. Allerdings ist laut DGUV (Deutsche gesetzliche Unfallversicherung) für das Startjahr 2016 eine Korrektur nicht zwingend notwendig.

Auf Grundlage der von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten hat der Arbeitgeber bis zum 16. Februar den UV-Lohnnachweis mit den Daten des Vorjahres abzugeben.
In edlohn wird, sofern alle erforderlichen Angaben vorliegen, mit der Januarabrechnung der Lohnnachweis erstellt und systemseitig versendet.

Die Stammdatenabfrage für das Kalenderjahr 2017 wird ebenfalls systemseitig erzeugt, sobald die erstmalige Anmeldung und Registrierung erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Wichtig! Zusätzlich zum elektronischen Verfahren sind die Lohnnachweise für die kommenden Jahre bis einschließlich 2018 in der bisherigen Form abzugeben. Die Unfallversicherung will in den ersten Jahren die Daten miteinander abgleichen.

Mit dem Update vom 20.10.2016 werden Sie bereits die Möglichkeit haben, die fünfstellige PIN bei der zuständigen Unfallversicherung in den Abrechnungsdaten des Arbeitgebers zu erfassen (Mandant > Unfallversicherung > Unfallversicherung bearbeiten).

Mit den nächsten Updates wird das Verfahren Schritt für Schritt vervollständigt.

Die Entwicklungsabteilung der eurodata AG arbeitet mit Hochdruck daran, den reibungslosen Start des neuen Verfahrens zu gewährleisten!